KSeF a rozliczenia z zagranicznymi kontrahentami – będą komplikacje?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z najważniejszych reform w polskim systemie fakturowania ostatnich lat. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązkowe stosowanie KSeF przez przedsiębiorców będzie oznaczać istotne zmiany w sposobie wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. Jednak szczególne wątpliwości budzi kwestia rozliczeń z zagranicznymi kontrahentami. Czy nowe regulacje utrudnią współpracę międzynarodową? Jakie ryzyka i obowiązki będą się z tym wiązały? 

KSeF a rozliczenia z zagranicznymi kontrahentami 

Odpowiedź zależy od charakteru transakcji, jej strony oraz przepisów szczególnych zawartych w ustawie o VAT. Zasadniczo system e-Faktur nie dotyczy dokumentów wystawianych przez kontrahentów z zagranicy, którzy nie są zidentyfikowani dla celów VAT w Polsce i nie posiadają polskiego NIP. W takich przypadkach dopuszczalne jest stosowanie dotychczasowej praktyki – faktura może zostać przesłana w formacie PDF e-mailem lub w wersji papierowej, a polski odbiorca nie ma obowiązku rejestrowania jej w KSeF. System nie ingeruje więc w sposób otrzymywania dokumentów z zagranicy, a ich obieg pozostaje analogiczny jak dotychczas, co dla wielu firm stanowi istotne uproszczenie. 

Zdecydowanie bardziej wymagające są sytuacje, gdy to polska firma wystawia fakturę na rzecz kontrahenta zagranicznego. W takim przypadku obowiązek przesłania dokumentu do KSeF wynika z faktu, że stroną dokonującą sprzedaży jest podatnik zarejestrowany w Polsce. Oznacza to, że faktury eksportowe oraz dokumentujące wewnątrzwspólnotową dostawę towarów również muszą być wystawiane w formacie ustrukturyzowanym i przesyłane do systemu. Jednocześnie zagraniczny nabywca nie ma technicznego ani prawnego obowiązku korzystania z KSeF, więc wystawiona faktura musi zostać mu przekazana osobno – w formie PDF, papierowo lub poprzez wygenerowany link zawierający wizualizację faktury z kodem QR. 

Co do zasady zatem, przedsiębiorca dokonujący transakcji z kontrahentem zagranicznym jest zobowiązany do wystawienia faktury w systemie KSeF, o ile dana transakcja nie została wprost wyłączona z tego obowiązku. Zgodnie bowiem z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT obowiązek ten nie dotyczy m.in. sprzedaży w ramach procedury VAT OSS, niektórych innych procedur unijnych oraz sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Oznacza to, że jeżeli faktura dotyczy np. eksportu towarów lub WDT – musi zostać wystawiona w KSeF. W przypadku sprzedaży zagranicznemu konsumentowi – nie musi. 

Natomiast jeśli kontrahentem jest osoba fizyczna z zagranicy, która nie prowadzi działalności gospodarczej, polski przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawienia faktury w KSeF. Dokument może zostać przekazany bezpośrednio klientowi – w formie papierowej lub elektronicznej, bez użycia rządowego systemu. 

Czy będą komplikacje? 

Chociaż obecnie KSeF nie obejmuje obowiązkowo transakcji pozaunijnych, sytuacja ta może się w przyszłości zmienić. Prace legislacyjne związane z dalszą cyfryzacją obrotu gospodarczego, a także dążenie do szerszej integracji danych podatkowych na poziomie europejskim i międzynarodowym mogą skutkować rozszerzeniem zakresu obowiązków. Przedsiębiorcy powinni więc monitorować zmiany przepisów oraz publikowane wytyczne Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej, by nie tylko zachować zgodność z prawem, ale również sprawnie zarządzać dokumentacją finansową i ograniczać ryzyko błędów w rozliczeniach. 

Z perspektywy praktycznej wprowadzenie obowiązkowego KSeF dla faktur kierowanych do zagranicznych kontrahentów niesie zatem ze sobą pewne wyzwania. Polskie firmy będą musiały równolegle obsługiwać system e-Faktur oraz utrzymywać dotychczasowe kanały komunikacji z kontrahentami zagranicznymi, którzy nie mają możliwości technicznego dostępu do KSeF. Dojdą także kwestie związane z wyjaśnianiem różnic formalnych, prezentacją wizualizacji dokumentów czy też dostarczaniem informacji o sposobie odczytu faktur ustrukturyzowanych.  

W przypadku większych partnerów handlowych, operujących w oparciu o zautomatyzowane systemy ERP, konieczność przyjmowania faktur poza dotychczasowym standardem może rodzić obawy o zgodność procesów i bezpieczeństwo danych. Dlatego kluczowe będzie odpowiednie przygotowanie organizacyjne, przeszkolenie zespołów i ustalenie zasad wymiany dokumentów z zagranicznymi odbiorcami. Choć sama idea KSeF nie obejmuje bezpośrednio kontrahentów spoza Polski, to skutki jego wdrożenia będą odczuwalne także w kontekście międzynarodowym i mogą skutkować dodatkowymi komplikacjami, szczególnie w początkowym okresie obowiązywania nowych przepisów. 

Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie https://platforma.ikidp.pl/courses/program-ksef-pro  

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny