Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, które od 2025 roku stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT. Oznacza to, że faktury ustrukturyzowane, wystawiane i odbierane poprzez KSeF, zastąpią dotychczasowe formy dokumentowania transakcji. Wdrożenie tego systemu wymaga od przedsiębiorców nie tylko zapoznania się z nowymi regulacjami, ale także przemyślenia procedur wewnętrznych i dostosowania programów księgowych. Pojawia się więc naturalne pytanie: czy przedsiębiorca może wdrożyć KSeF samodzielnie, bez wsparcia doradcy podatkowego czy informatyka?
Z technicznego punktu widzenia Ministerstwo Finansów zapewnia darmowe narzędzia – Aplikację Podatnika KSeF w wersji online, która pozwala wystawiać pojedyncze faktury, aplikację mobilną, oraz zintegrowaną z KSeF, rozbudowaną aplikację e-mikrofirma. Dzięki temu przedsiębiorca prowadzący działalność jednoosobową, który wystawia kilka faktur miesięcznie, faktycznie może poradzić sobie samodzielnie, bez ponoszenia dodatkowych kosztów licencji na oprogramowanie. Wystarczy uzyskać dostęp do systemu, zweryfikować uprawnienia i nauczyć się obsługi podstawowych funkcji. W takim przypadku korzystanie z KSeF nie wymaga rozbudowanego zaplecza technicznego.
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku większych firm, gdzie faktur są setki lub tysiące miesięcznie, a dokumenty wystawiają różne osoby, często w wielu systemach, w ramach organizacji. Wówczas integracja systemu księgowego z KSeF staje się koniecznością. Wymaga to dostosowania oprogramowania, przeszkolenia pracowników i wdrożenia procedur bezpieczeństwa. Tutaj samodzielne działanie może okazać się nie tylko trudne, ale wręcz ryzykowne.
Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia techniki. Przedsiębiorca musi pamiętać o aspektach podatkowych i formalnych. System wymusza bowiem większą przejrzystość rozliczeń – wszystkie faktury trafiają bezpośrednio do administracji skarbowej. Błędy w strukturze dokumentów, mogą skutkować odrzuceniem faktury. Natomiast niewłaściwe oznaczenia czy brak prawidłowej autoryzacji – znacznie szybsze i nieuniknione konsekwencje podatkowe.
Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie https://platforma.ikidp.pl/courses/program-ksef-pro
Autor
Adrian Lapierre
Ekspert w dziedzinie bezpieczeństwa informacji, audytów ISO 27001 oraz wdrażania systemów zarządzania bezpieczeństwem
Opracował otwarte oprogramowanie – klient KSeF dla kilku języków programowania, współtworzy społeczność programistów zajmujących się integracją z KseF.
Redaktor prowadzący
Adrian Szydlik
Radca prawny, entuzjasta rozwiązań edukacyjnych w prawie i podatkach
Właściciel Kancelarii AS Legal&Tax, platformy z kursami online dla studentów prawa ,,Prawo dla Ciebie” oraz współwłaściciel centrum szkoleń ,,S&G Akademia”. Z Instytutem Księgowości i Doradztwa Podatkowego współpracuje od 2023 roku, odpowiada za dobór tematyczny publikowanych treści, aktywnie wspiera proces ich powstawania i publikowania. LinkedIn
Redaktor naczelny
prof. Adam Mariański
Przewodniczący Rady Programowej Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego
Lider i założyciel Mariański Group oraz Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego. Doświadczony doradca polskich firm rodzinnych, w tym także w procesie sukcesji biznesu, współtwórca ostatecznej wersji ustawy o fundacjach rodzinnych. Najlepszy w Polsce doradca podatkowy w dziedzinie podatku dochodowego według 13. ,14. oraz 17. edycji rankingu „Rzeczpospolitej”. Specjalizuje się w sukcesji podatkowej, fundacji rodzinnej, podatkach dochodowych, kontrolach i postępowaniu podatkowym oraz w ochronie praw jednostki w prawie podatkowym i planowaniu podatkowym. LinkedIn