Koszty usług windykacyjnych jako koszty uzyskania przychodów
Windykacja to proces odzyskiwania długów lub niezapłaconych należności od dłużników przez wierzyciela lub osobę trzecią zwana firmą windykacyjną. Proces windykacji zwykle rozpoczyna się od wysłania dłużnikowi upomnienia lub pisma przypominającego o nieuregulowanych należnościach. W przypadku braku odpowiedzi lub zaległości, firmy windykacyjne mogą podjąć dalsze działania, takie jak telefonowanie do dłużnika, wysyłanie kolejnych wezwań do zapłaty, negocjacje w sprawie spłaty zadłużenia, a w niektórych przypadkach wystąpienie do sądu. Czy takie koszty mogą być także kosztami uzyskania przychodu w firmie?
Działania windykacyjne
Działania windykacyjne są podejmowane w celu uregulowania zobowiązań finansowych i przypominają dłużnikowi o jego zobowiązaniach. Wyróżniamy działania pozasądowe (obejmują pisma i telefony do dłużnika, wysyłanie wezwań do zapłaty, negocjacje w sprawie spłaty długu i ustalenie planu spłaty), a także działania sądowe (jeśli bowiem działania pozasądowe nie przynoszą efektu, można podjąć kroki prawne i złożyć pozew do sądu w celu uzyskania wyroku nakazującego spłatę zadłużenia). Efektywność działań windykacyjnych może być zależna od wielu czynników, takich jak długość trwania długu, stan majątkowy dłużnika, zdolność do spłaty oraz podejście firmy windykacyjnej. Nie zawsze możliwe jest odzyskanie pełnej kwoty zadłużenia, dlatego często należy rozważać różne strategie windykacyjne.
Zwykle w tym zakresie wykorzystywane są różnego rodzaju firmy windykacyjne – są one specjalistycznymi podmiotami, które działają na zlecenie wierzycieli w celu odzyskania długów. Wymagają od dłużnika zapłaty zaległych należności i mogą używać różnych narzędzi i strategii w celu skutecznej windykacji. Działając profesjonalnie, firmy windykacyjne mogą wykazać się większą skutecznością w odzyskiwaniu długów niż wierzyciele, którzy prowadzą tę działalność na własną rękę. Dzięki zaś profesjonalnym działaniom, firmy windykacyjne pomagają minimalizować straty związane z nieuregulowanymi należnościami.
Koszty usług windykacyjnych stanowią zaś wydatki poniesione przez przedsiębiorcę na usługi firm windykacyjnych lub agencji zajmujących się odzyskiwaniem należności od dłużników. Firmy windykacyjne działają w imieniu przedsiębiorcy, starając się odzyskać długi od klientów lub kontrahentów. Do kosztów tych można zaliczyć także koszty ponoszone wprost i bezpośrednio przez danego przedsiębiorcę (związane np. z dochodzeniem należności, wysyłaniem pism itd.).
Windykacja w kosztach uzyskania przychodów?
Jak wiadomo, koszty uzyskania przychodów stanowią wszystkie wydatki poniesione przez przedsiębiorcę w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów ze swojej działalności gospodarczej. Aby te koszty były uznane przez fiskusa, muszą spełniać określone wymagania i być związane z prowadzoną działalnością.
W tym zakresie należy wskazać, że usługi windykacyjne są wyraźnie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. W katalogu ustawowym wydatków, które nie są uznawane za koszty podatkowe, wymieniono między innymi koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań. Jednakże, to wykluczenie nie dotyczy kosztów poniesionych na czynności windykacyjne, w tym przypadku, koszty usług windykacyjnych mogą być uznane za koszty podatkowe. Wskazywał na to także m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w piśmie z 12 marca 2012 roku w sprawie o sygnaturze akt ILPB1/415-1390/11-4/AA.
Dodatkowo, aby koszty usług windykacyjnych mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, muszą być związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i mieć rzeczywisty cel ekonomiczny. Oznacza to, że wydatki na windykację muszą być poniesione w celu odzyskania należności od kontrahentów, klientów lub dłużników związanych z działalnością przedsiębiorcy.
Ponadto, by móc zaliczyć koszty usług windykacyjnych do kosztów uzyskania przychodów, przedsiębiorca musi także zachować odpowiednią dokumentację potwierdzającą poniesione wydatki. Faktury lub umowy z firmą windykacyjną oraz inne dokumenty świadczące o tym, że usługi były rzeczywiście świadczone w związku z odzyskiwaniem należności, są kluczowe przy ewentualnej kontroli podatkowej.
Chcesz mieć pewność jakie wydatki mogą być kosztem uzyskania przychodów? Sprawdź na blogu Blog IKiDP – Podatki