Krajowy System e-Faktur (KSeF) to zaawansowany system umożliwiający elektroniczne wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur. Już wkrótce będzie stanowił on kluczowy element polskiego systemu podatkowego i administracji skarbowej. Niemniej jednak, jak każdy system informatyczny, KSeF może być podatny na awarie. Awarie w systemie KSeF mogą być spowodowane różnymi czynnikami. Dla przykładu, awarie sprzętu, oprogramowania lub infrastruktury mogą spowodować niedostępność systemu.
Systemy informatyczne, w tym KSeF, mogą być celem ataków hakerskich, które prowadzą do przerw w funkcjonowaniu systemu. Dodatkowo, w szczególnie intensywnych okresach, takich jak terminy składania deklaracji podatkowych, KSeF może być przeciążony zbyt dużą liczbą transakcji i zapytań. Wreszcie, także błędy w oprogramowaniu KSeF mogą prowadzić do jego niestabilności i awarii. Awarie to nie tylko ewentualne potknięcia ze strony Ministerstwa Finansów, ale także np. płynność działania Internetu, płynność działania aplikacji własnych używanych do wystawiania faktur oraz wiele innych kwestii.
Problemy mogą wynikać z przyczyn po stronie podatnika lub być spowodowane awarią, lub chwilowym brakiem dostępności KSeF. Mimo tego, niezależnie od przyczyny awarii, faktura docelowo będzie musiała zostać dostarczona do KSeF. W zakresie sytuacji awaryjnych przewidziane jest tzw. API awaryjne – czyli możliwość przesłania faktury w przypadku, kiedy coś pójdzie nie tak. Zasadą jest, że jeśli przyczyna leży po stronie podatnika – to powinno to wówczas nastąpić w ciągu 24 godzin od wystawienia faktur. Jeśli natomiast przyczyną jest brak dostępności KSeF (nikt w Polsce nie jest w stanie przesłać faktury albo może dotyczyć to tylko określonych regionów) – to wtedy powinno nastąpić to w ciągu 7 dni od usunięcia awarii przez Ministerstwo Finansów.
Dla małych podmiotów, które dziennie wystawiają 1-2 faktury, nie powinno być to problemem, bo taką fakturę mogą wystawić np. następnego dnia rano albo za kilka godzin. Może to okazać się jednak problematyczne w przypadku dużych podmiotów – które wystawiają np. kilkaset albo tysiące faktur dziennie. Związane jest to z tym, że przetwarzanie faktury także trwa. Takie tysiąc faktur nie przetworzy się w kilka sekund, tylko będzie to trwało znacznie więcej czasu. Jeżeli z tego czasu (z doby) zostanie wyjętych jeszcze kilka godzin z uwagi na awarię, to prawdopodobnie wszystkich faktur nie uda się w danym dniu wysłać.
Druga z kategorii przyczyn, tj. leżąca po stronie podatnika, wydaje się stosunkowo prosta, chociaż nie do końca tak jest. Proces ten będzie wyglądał po wprowadzeniu KSeF zupełnie inaczej – pojawią się nowe elementy oprogramowania, nowe moduły, być może nowe aplikacje w ekosystemie firmy, możliwe, że nawet procesy zostaną zmodyfikowane. To wszystko także zależy od wielkości przedsiębiorstwa. Dla przedsiębiorstwa, które jest niedużą firmą i wykorzystuje np. księgowość w chmurze dostarczaną przez firmy, które oferowały do tej pory takie możliwości, to ta zmiana nie będzie dla nich duża. Wystawiają one fakturę w przeglądarce, nadal będą to tak wystawiać, a wszystko będzie się działo nieco ,,pod spodem”, co jest jednak nowym elementem oprogramowania. Tylko pozornie zatem temat jest prosty i sprowadza się do awarii Internetu, bowiem może być o wiele szerszy i trudniejszy.
API awaryjne
Jak sobie zatem poradzić z tym, żeby później taką fakturę finalnie wysłać? Zasadą jest, że w przypadku awarii podatnik ma prawo wystawić fakturę i dostarczyć ją kontrahentowi w inny, uzgodniony sposób. Sprawdzenia wymaga także to, czy problem stoi po naszej stronie czy też po stronie samego systemu (różni się wtedy termin wysyłki). MF zapowiedziało, że ma być dostępna także strona internetowa, która ma mówić o statusie KSeF w danej chwili (czy działa on prawidłowo czy też jest jakaś awaria). Być może także będzie dostępne API, za pomocą którego systemy księgowe będą mogły sprawdzać czy KSeF prawidłowo działa.
Jeżeli natomiast nie działa nam wysyłka faktur, a MF twierdzi, że system działa, to wówczas powinniśmy szukać problemu u siebie. Być może warto także skonsultować się z jakąś inną organizacją, innym podmiotem, czy u nich także występuje taki problem – być może jednak Ministerstwo może w danej chwili (w danym przypadku) się mylić. Mimo tego, musimy mieć przygotowane procedury dotyczące tego, aby mieć przygotowane dwie drogi (dwa sposoby) wysyłania dokumentów – w zwykły sposób oraz w razie awarii.
Ponadto, warto pamiętać, że taka faktura powinna mieć format faktury ustrukturowanej FA(2). Możemy wysłać go w formie XML, zwłaszcza jeżeli nasz kontrahent ma możliwość odczytania tego typu pliku (takiego rozszerzenia). Jeśli podatnik chce dodatkowo wykonać wizualizację faktury, np. w postaci pliku PDF, to wtedy musi dołączyć do niej kod QR. Trzeba przy tym pamiętać, że datą wystawienia faktury nie będzie data jej wyłania do KSeF, ale data wskazana przez sprzedawcę w polu P_1. Wówczas wysyłka będzie następować za pomocą wspomnianego API awaryjnego.
Awarie w KSeF mogą mieć także odpowiednie skutki zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla organów administracji skarbowej. Aby uniknąć awarii w KSeF, konieczne jest dbanie o infrastrukturę, zabezpieczenia i stałe testowanie i nadzorowanie systemu. System powinien być monitorowany, a w razie potrzeby dostosowywany do zmieniającego się obciążenia. Regularne aktualizacje oprogramowania KSeF (np. przez Ministerstwo) mogą pomóc poprawić jego stabilność i bezpieczeństwo. W razie awarii w KSeF konieczne jest szybkie reagowanie i naprawa problemu. Organizacje odpowiedzialne za KSeF, takie jak Krajowa Administracja Skarbowa, powinny być przygotowane do skoordynowanej reakcji i świadczenia wsparcia dla przedsiębiorców.
Reasumując, awarie w KseF mogą wpłynąć na funkcjonowanie systemu podatkowego i przedsiębiorców. Dlatego zarówno unikanie awarii, jak i szybka reakcja w przypadku ich wystąpienia, są kluczowe. Współpraca między organami odpowiedzialnymi za KSeF a przedsiębiorcami jest istotna w zarządzaniu ryzykiem związanym z awariami i minimalizowaniu skutków ich wystąpienia.
Dołącz do Newslettera KSeF PRO i bądź dobrze poinformowany w tematyce KSeF Newsletter KSeF PRO