KSeF a cyberzagrożenia w sieci – czy przedsiębiorstwa w Polsce są na to przygotowane?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z kluczowych przedsięwzięć cyfryzacyjnych polskiej administracji skarbowej, które już wkrótce stanie się obowiązkowe. Choć jego głównym celem jest uproszczenie, automatyzacja oraz uszczelnienie systemu podatkowego, nie sposób pominąć drugiego – znacznie bardziej wrażliwego – aspektu tej transformacji – bezpieczeństwa danych. KSeF gromadzi w jednym miejscu ogromne ilości informacji finansowych, handlowych i księgowych, a każda luka w zabezpieczeniach może skutkować katastrofalnymi konsekwencjami – zarówno dla pojedynczych przedsiębiorców, jak i całych branż. Czy przedsiębiorstwa w Polsce są na to przygotowane? 

KSeF a cyberzagrożenia 

System zakłada centralizację faktur ustrukturyzowanych w chmurze zarządzanej przez Ministerstwo Finansów. W teorii, zapewnia to lepszą kontrolę nad przepływem dokumentów i eliminuje nadużycia, ale jednocześnie budzi realne pytania o cyberbezpieczeństwo. Przedsiębiorcy zastanawiają się, czy KSeF będzie wystarczająco odporny na cyberataki i w jaki sposób chronione będą dane ich firm oraz kontrahentów. Szczególnie że historia ostatnich miesięcy pokazuje, iż nawet największe instytucje publiczne – zarówno w Polsce, jak i na świecie – nie są w pełni odporne na cyberzagrożenia. Incydenty związane z atakami ransomware, phishingiem czy też przejęciem kont systemów finansowych stają się coraz częstsze, a ich skutki – coraz poważniejsze. 

Odpowiedzialność za bezpieczeństwo nie kończy się jednak na administracji publicznej. To przedsiębiorcy muszą zatroszczyć się o to, by sposób, w jaki łączą się z KSeF, był zgodny z najwyższymi standardami zabezpieczeń. W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia zaawansowanych mechanizmów autoryzacji, szyfrowania danych i zarządzania dostępem – szczególnie w przypadku integracji z systemami ERP i zewnętrznymi dostawcami usług księgowych. Brak takich zabezpieczeń może prowadzić do wycieku danych, kradzieży tożsamości firmy, naruszenia tajemnicy handlowej, a nawet odpowiedzialności finansowej i karnej. 

Jednym z kluczowych problemów jest również to, że w ramach KSeF możliwe jest przyznawanie uprawnień do fakturowania i przeglądania dokumentów wielu różnym podmiotom – biurom rachunkowym, księgowym czy partnerom technologicznym. Oznacza to, że w przypadku przejęcia dostępu do konta jednego z nich, może dojść do masowego wycieku danych dziesiątek lub setek przedsiębiorstw. Stąd też znaczenie edukacji pracowników i zarządzających firmą w zakresie podstawowych zasad cyberbezpieczeństwa może okazać się nieodzowne i strategiczne w tym zakresie. Nawet najlepiej zabezpieczony system, bowiem nie pomoże, jeśli dane uwierzytelniające zostaną przypadkowo ujawnione w wyniku ataku socjotechnicznego lub braku świadomości. 

Problemy w praktyce i jak zadbać o bezpieczeństwo? 

Poza tym, eksperci z branży IT i cyberbezpieczeństwa wskazują na kilka niezbędnych działań, które powinny być już dziś podejmowane przez firmy. Przede wszystkim chodzi o dokładną analizę ryzyk związanych z integracją systemów księgowych z KSeF i weryfikację zabezpieczeń oferowanych przez dostawców oprogramowania. Istotne jest też wdrożenie polityk bezpieczeństwa IT, regularne testowanie systemów pod kątem podatności oraz szkolenia zespołów odpowiedzialnych za obsługę faktur elektronicznych. Warto także inwestować w rozwiązania z zakresu ciągłego monitoringu zagrożeń oraz reagowania na incydenty – takie podejście pozwala zareagować na atak jeszcze zanim wyrządzi on realne szkody. 

Z raportu RetailTech 2024 wynika, że aż 82% przedsiębiorców deklarowało gotowość do wdrożenia KSeF w pierwotnym terminie, z czego 38% wykonało wszystkie niezbędne kroki. Jednak gotowość techniczna nie zawsze oznacza gotowość bezpieczeństwa. Wiele firm, szczególnie małych i średnich, nie posiada rozbudowanych działów IT ani wykwalifikowanych specjalistów ds. cyberbezpieczeństwa.  

W dzisiejszej rzeczywistości, gdzie cyfryzacja nabiera tempa, kluczowe jest nie tylko wdrożenie KSeF, ale także zapewnienie pełnej ochrony danych finansowych. Firmy powinny zadbać o kompleksowe rozwiązania zabezpieczające, takie jak zaawansowane szyfrowanie, kontrola dostępu oraz monitoring cyberzagrożeń. Właściwa integracja systemów IT i ich zgodność z przepisami to nie tylko kwestia bezpieczeństwa, ale także sprawnego funkcjonowania całej organizacji. 

Wobec tego, wprowadzenie KSeF oznacza nie tylko zmianę formy fakturowania, ale nową rzeczywistość operacyjną dla tysięcy firm. W tej rzeczywistości ochrona danych staje się kluczowym wyzwaniem i jednym z najważniejszych elementów budowania przewagi konkurencyjnej. Zostało coraz mniej czasu do obowiązkowego wdrożenia systemu – warto więc już teraz zadać sobie pytanie, czy nasza firma jest gotowa na cyfrową transformację nie tylko od strony formalnej, ale również technologicznej i organizacyjnej. 

Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie https://ikidp.pl/ksef/program-ksef-pro/ 

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny