Kto podlega KSeF i jakie faktury muszą się w nim obowiązkowo znaleźć?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie wprowadzone w Polsce mające na celu usprawnienie procesu wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. System ten ma na celu zwiększenie efektywności i transparentności procesów związanych z fakturami, a także zmniejszenie ryzyka występowania błędów oraz przeciwdziałanie oszustwom podatkowym. Jakie faktury muszą się w nim jednak obowiązkowo znaleźć?

Krajowy System e-Faktur

Od pierwszego dnia stycznia roku 2022 podatnicy zyskali opcję dobrowolnego wykorzystania Krajowego Systemu e-Faktur, aby przygotować się na nadchodzące zmiany. Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml, zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1).  Nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług, którą zatwierdził Prezydent Andrzej Duda, wprowadziła przede wszystkim konieczność e-fakturowania. Do podpisania przez Prezydenta nowelizacji ustawy doszło w dniu 8 sierpnia 2023 roku.

Nowe regulacje będą obowiązywać zasadniczo od pierwszego lipca roku 2024, natomiast dla małych i średnich firm zwolnionych z VAT, od pierwszego dnia stycznia roku 2025. Ministerstwo Finansów twierdzi, że wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur przyczyni się do optymalizacji procesów fakturowania, przepływu dokumentów oraz korzystania z systemów fakturowych przez przedsiębiorców. Według resortu, jednolity standard e-faktury uproszcza dokumentowanie transakcji, przyspiesza i automatyzuje zarówno proces wystawiania, jak i przetwarzania oraz archiwizacji tych dokumentów.

Jakie faktury obowiązkowe w KSeF?

Oprócz tego, dla kogo KSeF będzie obowiązkowy, pojawia się także pytanie związane z tym, jakiego rodzaju faktury będą obowiązkowe i wprowadzanie których faktur do systemu będzie konieczne. W tym zakresie trzeba podkreślić, że obowiązkowo KSeF objęte będą faktury takie jak:

• faktury B2B, czyli faktury towarowe, usługowe, zaliczkowe, czyli faktury w rozumieniu ustawy o VAT,
• dokumentujące zarówno transakcje krajowe jak i zagraniczne (WDT, eksport, eksport usług),
• faktury do paragonów,
• faktury dotyczące szczególnych procedur rozliczenia – VAT marża, faktury VAT RR,
• faktury korygujące.

Niektóre faktury zostały natomiast wyłączone z obowiązku ich wprowadzania do systemu KSeF i są to między innymi:

• Faktury B2C.
• Faktury wewnętrzne.
• Faktury pro-forma.
• Dokumenty zrównane z fakturą – bilety (kolejowe, lotnicze, promowe itd.), dowody wniesienia opłaty za przejazd autostradą.
• Faktury uproszczone i faktury wystawiane na kasach fiskalnych (w dotychczasowej formie do końca 2024 r.).

Należy zatem zauważyć, że nie wszystkie podmioty od początku 2024 roku będą już objęte obowiązkowym KSeF, a wiele z nich ten obowiązek zyska dopiero wraz z początkiem 2025 roku. Nadto, nie wszystkiego rodzaju faktury będą także objęte obowiązkiem ich wprowadzania do systemu. Na pewno będzie to dotyczyć faktur typu B2B, faktur do paragonów oraz innych, natomiast obowiązkiem tym nie będą objęte m.in. faktury B2C czy też tzw. faktury proforma.

Reasumując, Krajowy System e-Faktur obejmuje przede wszystkim podmioty podlegające podatkowi VAT, które muszą zgłaszać różnego rodzaju faktury wskazane przez ustawodawcę. Wszystkie faktury muszą zawierać odpowiednie dane identyfikacyjne oraz informacje dotyczące podatku VAT i kwot. Wprowadzenie systemu ma na celu zwiększenie efektywności i transparentności procesów związanych z fakturami oraz poprawę kontroli podatkowej. Dołącz do Programu „KSeF PRO”, razem z nami bezpiecznie wdrożysz KSeF – IKiDP – Program KSeF PRO